Business-insider.ru

Про деньги в эпоху кризиса
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Порядок заполнения регистрационной карточки

Формы регистрации документов

документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах — традиционных (карточная и журнальная) или электронных карточках (журналах) .

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или Аб. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь может отмечать даты поступлению или исполнении документа (рис. 24).

Карточки могут иметь различную цветовую гамму: каждый вид документа регистрируется на карточке определенного цвета.

Преимуществ в карточной формы регистрации:

1. карточки можно располагать в таком порядке, который наилучшим образом обеспечивает поиск документа;

2. обеспечивается однократность регистрации: на каждый документ можно оформить столько экземпляров карточек, в скольких подразделениях он будет обрабатываться. Это исключает необходимость повторной регистрации документа в структурном подразделении;

3. одновременно с регистрационной оформляется в случае необходимости контрольная карточка;

4. регистрацию документов могут вести сразу несколько сотрудников.

Регистрационные карточки помещают в картотеки, которые позволяют осуществлять накопление, хранение и корректировку информации о документах, давать ответы на запросы, вести контроль, регулирование, координацию работы с документами в организации.

Имея несколько экземпляров карточки, их можно помещать в различные картотеки: регистрационные, контрольные, справочные.

Содержание регистрационной карточки заключается в следующем (рис. 25). Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнении документа ; на ней отмечается дата исполнении документа. Если нанесены только нечетные числа , то срок исполнении документа должен отмечаться днем раньше, если этот срок приходится на четное число.

Графа «Краткое содержание» заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа — при регистрации писем указывается заголовок к тексту документа.

2. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
1.Контроль3.Получение документа4. РегистрацияСрок продлен
индексдатаРЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКАиндексдата
01-07/93706.08.200702/434607.08.2007
Корреспондент (адресат) Акционерное общество « МОНИНО» 6.
6.Вид документа и его краткое содержание Письмо О поставке металлопроката для оплаты за электроэнергию. В.Н.Егоров
7.Резолюция Сапову В.В. ,Румянцеву С.Ю.- Ваши предложения. 07.08.2007 Серебряников.
8.Передача на исполнениеДатаПодписьОтм.о возврате
9.Сведения о движении и исполнении документа- ответДатаПодпись
10.Исполнения документа Направлен____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ №___________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ За подписью_____________________________ от « ___» _________________20___ г._____________________ Снят с контроля « ____» ________________20___ г.__________________________________________________ (подпись) Подшит в дело № __ том ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ 11. Фонд № _________________ Опись № _____________________________________ Дело № ____________

Рис.Регистрационная карточка формата А5

№ док-таДата док-таДата поступ.Вход.№
Корреспондент№ дела
Кому
Краткое содержание Кол-во листов
РезолюцияСрок исполненияРасписка и дата
Исполнитель
ИсполнительДатаИсх.№
Кому№ дела
Кем подписан
Краткое содержание Кол-во листов
РассылкаРасписка и дата

Рис. Регистрационная карточка формата А6

Графа «Автор» (корреспондент) — при регистрации поступаю­щего документа записывается наименование организации (лица) автора документа; при регистрации отправляемого документа ука­зывается, куда направляется документ. Допускается сокращенное наименование организации.

«Дата документа» — указывается дата документа, проставленная организацией -автором.

«Индекс документа» -указывается индекс документа, присвоенный организацией автором.

«Дата поступления» — переносится из регистрационного штампа (из отметки о поступлении документа в организацию ) .

«Регистрационный номер» переносится из регистрационного штампа о поступлении) ; это — порядковый (регистрационный) номер входящего документа, присвоенный ему организацией-получателем.

«Резолюция» — переносится из документа, указывается автор, содержание и дата резолюции.

«Срок исполнения» — проставляется в соответствии с нормативными документами, если срок типовой, или берется из резолюции, если срок индивидуальный.

«Отметка об исполнении» — краткая запись решения вопроса по существу: когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе, — или дата и индекс ответного документа.

«№ дела» — индекс дела по номенклатуре дел, куда будет помещен документ для дальнейшего хранения и использования.

Читать еще:  Личная карточка в 1с

Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов:

«Расписка в получении», «исполнитель и номер его телефона», гриф (пометка) ограничения доступа к документу, наличие приложений, срок хранения документа, вид передачи документа (факс, почта).

Регистрационные карточки служат основой для создания информационно-справочного аппарата организации. После оформления регистрационная карточка помещается в картотеку, которая может быть вертикальной, подвесного хранения, вращающаяся, автоматизированная. Чаще используют вертикальные картотеки, в которых карточки с помощью разделителей разбивают на отдельные группы. Картотека разделена на две части: неисполненные и исполненные документы. Картотека на неисполненные в свою очередь делится на группы: карточки на поступающие, внутренние и отправляемые документы, которые внутри разделов располагают по датам поступления документов. По мере исполнения документов карточки перемещают из первой части картотеки во вторую.

Чаще других в организациях используются сроковые картотеки, в которых регистрационные карточки помещают в картотечный ящик с 33 подвижными разделителями: 31-й разделитель — число дней в месяце; за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц; за 33-й разделитель помещают карточки на исполненные документы. В конце месяца (за два-три дня до начала следующего) карточки, которые находятся за 32-м разделителем, расставляют по датам нового месяца.

Форма журнала регистрации поступающих документов

Дата поступления и индекс документаКорреспондент , дата и индекс поступающего документаКраткое содержаниеРезолюция или кому направлен документОтметка об исполнении

Форма журнала регистрации отправляемых и внутренних документов

Дата и индекс документаКорреспондентКраткое содержаниеОтметка об исполнении

Форма журнала регистрации документов

с грифом ограничения доступа к документу

( ДСП, КТ, конфиденциально)

Номер (индекс) документаДата регистрацииДата и индекс поступившего документаОткуда поступил или куда направлен документКраткое содержаниеКоличество листовКоличество экземпляровИсполнительПримечания

Рис.Формы журналов регистрации документов

Недостатки журнальной формы регистрации:

1. нужно вести сразу несколько журналов: отдельно для поступающей, внутренней и отправляемой документации, приказов по основной деятельности и по личному составу, для жалоб;

2. нарушается основной принцип регистрации — однократность, так как документ регистрируют в каждом структурном подразделении;

3. поиск информации необходимо вести сразу по нескольким журналам, так как инициативный документ зарегистрирован в одном, а ответный — в другом журнале.

Порядок заполнения регистрационной карточки

Регистрационная карточка

Рабочие измерительные инструменты должны быть сданы в конце рабочего дня в контрольный отдел или в инструментально-раздаточную кладовую (если, конечно, они не являются личной собственностью рабочего) и должны выдаваться рабочему под расписку. Пример регистрационной карточки для выдачи измерительного инструмента приведен в приложении (форма 1). В этой карточке записывают, кому выдан инструмент, состояние инструмента до выдачи и после сдачи в контрольный отдел. Следует также указывать дату выдачи и дату возврата, заверенные подписью рабочего. При этом уменьшается возможность утери или поломки инструмента, а на рабочего возлагается личная ответственность за взятый им инструмент. [c.12]

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках (см. рис. 10.2). Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль. [c.245]

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке. [c.245]

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя. [c.245]

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке (см. рис. 10.2). Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Допускается цветовое различие карточек. [c.257]

Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе Контрольные отметки фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов. [c.257]

Читать еще:  Регистрационная карточка для проведения государственной регистрации

Графы Фонд № , Опись № , Дело № заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе. [c.257]

Рис. 10.2. Форма регистрационной карточки

Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов приведена на рис. 10.3. [c.259]

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-97, реквизит 10) и регистрационных карточках. [c.261]

Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. [c.262]

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы. [c.262]

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. [c.263]

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа — искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям. [c.263]

Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле Ход исполнения . [c.265]

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ. [c.265]

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля Срок исполнения (см. рис. 10.3). [c.266]

Проанализировать систему регистрации документов в вашем учебном заведении, начертить форму регистрационной карточки (2 экз.), заполнить одну из них на входящее, а другую на исходящее письмо. При наличии компьютерного класса подготовить электронный вариант карточки, заполнить ее на исходящее письмо в ответ на письмо Министерства среднего и специального образования. [c.266]

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. [c.278]

В то же время выделяют рекламу прямого действия, рассчитанную на прямой отклик, то есть на совершение покупки или хотя бы на обращение за дополнительной информацией. К сообщениям такого типа относятся и регистрационные карточки, которые фирма-изготовитель прикрепляет, скажем, к производимым джинсам, хотя чаще всего рекламное объявление прямого действия можно встретить в журналах и газетах, а в последнее время получить по факсу или через Интернет. Такая реклама рассчитана на установление максимальных контактов с представителями целевого рынка. [c.412]

Что, однако, не исключает возможности хранения в БД целого документа или хранения в БД в структурированном виде части реквизитов документа, например, в виде регистрационной карточки. [c.276]

В центральные архивы министерств, ведомств передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел в архив производится только по описям. Опись составляется в двух экземплярах. На обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подпись лица, принявшего дела, и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись. [c.187]

Читать еще:  Личная карточка образец заполнения рб

Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прил. 7.2-7.4). Индекс проставляется на определенном месте [c.183]

Приложение 7.2 Регистрационная карточка писем граждан [c.191]

Приложение 7.3. Регистрационная карточка устных сообщений граждан [c.192]

Документы регистрируются на карточках (образцы регистрационных карточек поступающей и отправляемой корреспонденции [c.201]

Регистрационная карточка поступающей корреспонденции [c.209]

Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции [c.210]

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения. [c.257]

Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ позволяет сократить время доведения документа до исполнителя и не потерять его при обработке. [c.157]

При карточной форме учета на каждый конфиденциальный документ заполняются один-два экземпляра регистрационной карточки. [c.233]

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно [c.248]

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенно сти по сравнению с традиционной бумажной картотекой. [c.249]

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции) поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе. [c.249]

Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов представлена на рис. 10.1. [c.250]

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки. [c.250]

Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле Ход исполнения . [c.253]

Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа ответного письма, договора, служебной записки, справки и т.п. В этом случае кнопкой Связанные документы устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов. [c.253]

Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кнопкой Связанные документы устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов. [c.254]

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2—3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой — в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом. [c.257]

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек — это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. [c.247]

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе1. [c.248]

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector
×
×