Карточка документа это

КАРТОЧКА ДОКУМЕНТА

Карточка документа отображает набор полей – атрибутов описания выбранного документа (рис. 9). Набор атрибутов зависит от типа документа.

Рис. 9. Карточка документа.

Поля выводятся в виде таблицы, в левой колонке которой указывается наименование поля, а в правой — его значение.

Комментарий к полю выводится в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на соответствующее поле.

При редактировании содержимого карточки изменённые поля подсвечивается жёлтым фоном. Переход по полям осуществляется нажатием клавиши Enter за исключением полей типа мемо (многострочный текст), где переход на следующее поле осуществляется нажатием на кнопки Ctrl+Enter.

При вводе нового документа автоматически заполняются те поля, для которых установлены правила автозаполнения в редакторе типов документа для данного типа.

На верхней панели расположена информация об имени документа, типе документа, пути в структуре документов, дате создания и следующие кнопки управления:

1 — Кнопка «Быстрый ввод нового документа» позволяет создать новый документ, выбрав файл для документа, без указания имени и типа документа.

2 — Кнопка «Первый документ» позволяет перейти на первый документ из списка документов.

3 — Кнопка «Предыдущий документ» позволяет перейти на предыдущий документ из списка документов.

4 — Кнопка «Следующий документ» позволяет перейти на следующий документ из списка документов.

5 — Кнопка «Последний документ» позволяет перейти на последний документ из списка документов.

6 — Кнопка «Режим полного экрана (вкл/выкл)» позволяет включить режим отображения карточки документа на весь экран, что удобно при просмотре и редактировании карточек с большим количеством полей.

7 — Кнопка «Включить редактирование нескольких карточек» позволяет одновременно редактировать атрибуты сразу нескольких документов одного типа. Для выполнения этой операции необходимо сначала выбрать несколько документов одного типа в списке документов.

8 — Кнопка «Включить буфер документа» позволяет запустить функцию буфера документа, при которой выбираются атрибуты, который будут автоматически заполняться в создаваемых документах значениями из карточки текущего документа. При нажатии кнопки отображается окно, где нужно выбрать те атрибуты, которые будут помещены в буфер.

9 — Кнопка «Зафиксировать карточку» позволяет перейти в режим установления связей между документами. Подробнее можно прочитать в разделе «Связи».

10 — Кнопка «Отменить изменения» отменяет все изменения в редактируемой карточке.

11 — Кнопка «Сохранить» сохраняет значения атрибутов карточки документа. Если введённое значение какого-нибудь поля не соответствует условию для данного поля, то выводится сообщение о невозможности сохранения карточки документов, и проблемное поле подсвечивается.

Карточка документа это

Создать новый документ может любой пользователь системы А2Б при подключенном модуле «СЭД».
Для создания документа нажмите кнопку «Документ+»

Откроется форма создания нового документа.

Выберите папку, в которой этот документ должен храниться в поле «Папка». Напишите название документа в поле «Заголовок». Эти поля являются обязательными.
Добавьте подробное описание документа в поле «Описание» (при необходимости).
Если к выбранной папке уже прикреплен определенный тип документа, то они автоматически подставятся в поля «Тип документа» и в карточке создания документа появятся дополнительные поля, предусмотренные данным типом документа. Если тип документа не прикреплен, то выберите из выпадающего списка необходимый тип документа. Если шаблонов типов документов не создано, то документ будет создан с полями, заданными по-умолчанию.
Приложите файл к документу при необходимости, нажав на кнопку «Приложить файлы».
Нажмите «Сохранить» для внесения документа в папку.

Карточка документа

Карточка документа содержит всю информацию про документ.

Карточка документа содержит следующие блоки:

• Основная информация о документе — это название и описание. Эта информация может быть изменена пользователями имеющими доступ к редактированию.
• Файлы — блок содержащий приложенные к карточке документов файлы. У каждого изначального файла может быть неограниченное количество версий. Каждый файл может быть актульным или нет. Прикладывать файлы может автор документа при создании документа. Также добавлять и удалять файлы могут пользователи с правом редактирования, если документ находится в статусе Черновик. Пока документ не завершён все пользователи находящиеся в маршруте документа могут прикрепить свои версии файлов.
• Управляющие кнопки — это кнопки Редактировать, Удалить, Отменить, Сохранить, Дублировать. В зависимости от статуса документа и уровня доступа пользователя данные кнопки могут отображаться или нет.
• Свойства документа — это стандартные поля документа — Статус, Автор, Папка, Дата и номер регистрации, а также дополнительные поля (при наличии). Эти поля (кроме автора) могут быть изменены пользователями имеющими доступ к редактированию.

Редактирование документа в системе A2Б

Редактировать документ может только его автор, администратор модуля СЭД и пользователя с ролями, позволяющими редактировать карточки документов в настройках СЭДа. Редактирование полей карточки доступно только на стадии «Черновик». Изменить папку документа можно при статусе черновик и завершено.
Кликните на «Редактировать» рядом с нахванием документа.

Внесите изменения в доступные для редактирования поля и кликните «Сохранить».

Удаление документа

Удалять документ может только его автор, администраторы модуля «СЭД» и пользователя с ролями, позволяющими редактировать карточки документов в настройках СЭДа.
Перейдите в документ и нажмите кнопку «Удалить». Внимание! Удаление необратимо.

Маршрут документа

Задать маршрут документу может администратор модуля «СЭД» либо автор документа.

Создать маршрут для документа можно несколькими способами:

1. Выбрать из реестра маршрутов и отредактировать его;
2. Создать маршрут в карточке документа на стадии «черновик»

Для создания и редактирования маршрута в карточке документа перейдите на вкладку МАРШРУТЫ. Выберите этап и введите ФИО ответственного.

Ниже появятся этапы маршрута.

Этапы можно перемещать вверх/вниз , удалять , делать Параллельное/Последовательное прохождение на этапе.

Для изменения порядка согласования на этапе (Последовательно или Параллельно), нажмите на кнопку:

Прохождение документа по маршруту

Документ после создания автоматически сохраняется в статусе «Черновик».

Для отправки документа по маршруту нажмите «Отправить по маршруту» (есть только у автора документа).

Документ перейдет на первый этап маршрута ответственному сотруднику(-ам).

Все резолюции согласующих по документу будут отображаться справа от ФИО согласующего.

Все резолюции и действия отображаются в комментариях этапа. Комментарии прикрепляются к этапам маршрута и располагаются под ним. Полный список комментариев с полем для ввода отображается при нажатие кнопки раскрыть. При нажатие на поле ввода комментария появляются дополнительные атрибуты форматирования текста в комментарии. Также, существует возможность прикрепить файл к комментарию.

Если у сотрудника нет возможности согласовать документ на своем этапе (например, находится в отпуске), то автор документа может пропустить согласование этим сотрудником документа, нажав на кнопку «Пропустить».

После нажатия на «Пропустить» необходимо ввести комментарий, поясняющий пропуск согласования.

После нажатия кнопки «Отправить», документ перейдет на согласование следующему сотруднику, а в маршруте появится запись о пропуске согласования.

При необходимость можно делегировать выполнение этапа маршрута. Для этого необходимо нажать кнопку «ДЕЛЕГИРОВАТЬ» рядом с Вашим ФИО в маршруте документа. Делегирование возможно только на этапе принятия решения по этапу. При нажатие кнопки «ДЕЛЕГИРОВАТЬ» откроется окно делегирования.

Для делегирования необходимо выбрать сотрудников, указать тип этапа (резолюции), срок выполнения для каждого из сотрудников и указать, при необходимости, комментарий. Делегированный этап возможно удалить, или редактировать до тех пор, пока по делегированному этапу не вынесено решение, не было добавлен комментарий, или он еще раз не был делегирован.

Карточка документа

В форме Карточка документа содержится информация о реквизитах, файлах и исполнении документа.

Открытие карточки документа

Чтобы открыть карточку документа, откройте форму Документы и с использованием панели поиска найдите необходимый документ. Находясь на необходимом документе в строке меню нажмите на кнопку Карточка.

Форма с информацией о документе автоматически открывается после создания документа.

Пункты меню формы карточки документа

Отправить
Доп. документы	Создание и просмотр дополнительных документов по текущему документу (например, акты выполненных работ по договору)
Задачи / По документу	Создание и просмотр задач по документу
Задачи / Подготовка и визирование документа	Просмотр информации о результатах выполнения задач по документу при направлении документа по маршруту
Этапы	Внесение этапов и договорных обязательств
Направить E-mail	Создание почтового (электронного) сообщения

Поля карточки документа

В поле Стадия документа приводится текущая стадия документа. Стадия документа изменяется в автоматическом режиме при движении документа по маршруту, а также может быть изменена в ручном режиме путем выбора необходимого значения:

• Черновик
• Визирование (визирование включает: рассмотрение, утверждение, согласование, подписание)
• Исполнение
• Исполнен
• Отклонен

После создания документа по нему устанавливается стадия черновик.

Чтобы присвоить документу регистрационный номер, нажмите на пиктограмму Изменить. Откроется форма Регистрационная информация.

• в ручном режиме путем ввода необходимого номера
• присвоен по маске регистрационного номера при нажатии на кнопку №

Дата регистрацииПриводится дата регистрации документаНомер контрагентаПри необходимости по входящим документам приводится регистрационный номер документа у контрагента. Поле приводится, если стороной документа является контрагентаДата регистрацииПри необходимости по входящим документам приводится дата регистрации документа у контрагента. Поле приводится, если стороной документа является контрагента

Нажмите на пиктограмму Изменить. В открывшейся форме «Срок действия документа» заполните поля:

По установленной дате доступен отбор документов в панели пиоска документов (форма «Документы») по полю «Окончание срока» (группа полей «Регистрация»).

При наступлении установленной даты ответственному по документу и автору документа будет направлено уведомление с темой Срок действия документа завершен ).

НапоминаниеПри наступлении установленной даты ответственному по документу и автору документа будет направлено уведомление с темой Заканчивается срок действия документа).

Гриф доступа — приводится выбранный пользователем гриф ограничения доступа к документу. Гриф доступа выбирается из списка значений справочника Гриф доступа группы Пользовательские справочники.

Значение поля участвует в настройке прав доступа пользователей.

Сумма — при необходимости приводится сумма документа. Валюта по документу не приводится

При наличии лицензии на использование модуля Шлюз 1С в карточке документа будет доступно поле для настройки интеграции документов IT Audit и 1С.

Рубрика — рубрика документа из справочника Рубрики документов.

Ответственный — сотрудник организации, ответственный за работу с документом. Выбирается из числа сотрудников компании.

Организация — выбирается из справочника Организации при создании документа.

Контрагент — наименование стороны документа. Выбирается при создании документа. При нахождении документа на стадии черновик наименование стороны может быть изменено. Для этого нажмите правой клавишей мыши на наименовании контрагента. В контекстовом меню выберите пункт Изменить. В открывшейся форме Выберите контрагента выберите необходимого контрагента.

При нахождении документа на других стадиях, отличных от стадии черновик, изменение стороны документа не допускается.

Проект — при необходимости приводится проект, в рамках которого подготовлен документ.

Заказ — при необходимости приводится заказ покупателя, номенклатура которого может быть выгружена в документ в качестве объекта документа.

Порядок настройки шаблона документа номенклатурой заказа приводится на странице Шаблоны документов

Файлы по документу

На вкладке Файлы в карточке документа приводятся файлы по документу. Файл документа может быть создан создан непосредственно в программе или прикреплен уже готовый файл.

Обсуждение по документу

При необходимости на вкладке Обсуждение может быть внесена следующая информация:

• обсуждение содержания документа
• комментарий согласущего лица
• визы согласования, утверждения, рассмотрения и т.д.

В поле для ввода сообщения введите необходимый текст и нажмите на пиктограмму Добавить комментарий. Внесенный текст сообщения будет приведен в текстовом поле на вкладке Обсуждение.

Дополнительная информация по документу

На вкладке Дополнительно предусмотрено внесение дополнительной информации и пользовательских переменных на основании созданных пользовательских справочников (например, информация об экземпляре документа (копия, оригинал) и т.д.).

Чтобы добавить дополнительную информацию по документу, в панели инструментов на вкладке Дополнительно нажмите на кнопку Добавить и выберите пункт:

• Из справочника. Откроется форма Пользовательский справочник. В поле Справочник открывшейся формы выберите необходимый справочник, а в поле Значение выберите необходимое значение. Затем нажмите на кнопку ОК.
• Значение. Откроется форма Текстовое значение. В поле Наименование открывшейся формы выберите необходимое наименование вводимого значения, а в поле Содержание выберите необходимое значение

После заполнения формы нажмите на кнопку ОК. В таблицу на вкладку Дополнительно будет добавлена внесенная информация.

По внесенным значениям предусмотрен отбор документов в панели поиска документов.

Внесенные значения дополнительной информации могут быть выведены в журнал документов как пользовательские колонки.

Вставка пользовательских переменных в текст документа

Пользовательские переменные, приведенные на вкладке Дополнительно карточки документа, могут быть вставлены в создаваемый по шаблону документа файл.

Дополнительные документы к основному документу

По документу может быть создано неограниченное количество дополнительных документов (например, дополнительных соглашений по договору, актов по договору).

Чтобы по текущему документу создать дополнительный документ, в панели инструментов карточки документа нажмите на кнопку Доп. документы. В открывшейся форме Дополнительные документы нажмите на кнопку Добавить и создайте необходимый документ.

Текущий документ будет являться головным по отношению к создаваемому документу (дочерний документ). Структура связи между основным и дополнительными (дочерними) документами будет представлена на форме Дополнительные документы.

Карточка документа

Карточка документа пользователя лицензий Docs Full и Docs Standard состоит из нескольких блоков:

1. Профиль записи.
2. Панель инструментов.
3. Индикатор состояния документа.
4. Блок вкладок.
5. Лента.

Профиль записи (1) содержит общую информацию по документу:

1. Номер (номер документа в системе).
2. Тип (тип документа, например «Договор»).
3. Содержание (краткое описание документа).
4. Ответственный (имя пользователя, ответственного за документ).
5. Контрагент (контрагент, к которому относится данный документ).
6. Контакт (контакт, к которому относится данный документ).
7. Дата (дата добавления документа в систему).
8. Признак согласования (установленный признак отображает, что данный документ был согласован).
9. Место хранения (место хранения бумажного документа в архиве)

Примечание. Одно из полей [Контрагент], [Контакт] должно быть обязательно заполнено в карточке документа.

Панель инструментов (2) содержит кнопки для выполнения действий с записью:

1. Сохранить данные, Отменить изменения или Закрыть страницу можно с помощью соответствующих кнопок.
2. Кнопка [Отправить на согласование] позволяет отправить документ на согласование.
3. Кнопка [Действия] позволяет менять статус документа (делать документ актуальным, отправлять в архив), устанавливать права доступа и подписываться на обновления в ленте по выбранной записи.
4. Кнопка [Теги] позволяет присвоить теги для удобства поиска и группировки записей.

Индикатор состояния документа (3) позволяет в любой момент видеть, в каком статусе находится документ.

Блок вкладок (4) состоит из отдельных вкладок, на которых отображается подробная информация о записи:

1. Вкладка [Файлы и примечания] содержит файлы и ссылки, прикрепленные к карточке документа, и примечания, содержащие дополнительную информацию о документе.
2. Вкладка [Связи] содержит перечень связанных с данным документом активностей, email и других документов.
3. Вкладка [Согласование] содержит информацию о текущем согласовании документа, а также историю всех согласований данного документа.
   

Лента (5) отображает сообщения, опубликованные пользователями по отношению к документу.

В зависимости от типа документа меняется набор полей на его странице.

Для документа с типом [Договор] появилась возможность указать его сумму, реквизиты контрагента и даты действия, родительский документ.

Новый вид профиля страницы документа с типом Договор

Для документа с типом [Акт] появилась возможность указать его даты действия и родительский документ.

Новый вид профиля страницы документа с типом Акт

В случае, если колонка [Действует с] заполнена, статус документа при наступлении этой даты станет [Актуальный] автоматически.

В случае, если колонка [Действует до] заполнена, состояние документа при наступлении этой станет [Архивный] автоматически.

В случае смены ответственного документа эта информация в виде системного сообщения фиксируется в Ленте документа.

Фиксация смены ответственного по документу