Business-insider.ru

Про деньги в эпоху кризиса
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет авансовых отчетов проводки

Проводки по авансовому отчету

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

  1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
  2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

44

Счет ДтСчет КтСумма проводки, руб.Описание проводкиДокумент-основание
715012 500Выдача денег подотчет из кассы предприятияРКО
7151 (52)13 100Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте)Платежное поручение
715512 370Выдача денег на специальный банковский счетПлатежное поручение
7150-35 890Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55)718 320Возврат неизрасходованных подотчетных средствАвансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15)71158 000Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценностиАвансовый отчет и акт приема
41717 800Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчетАвансовый отчет, расходная накладная
7110 500Командировочные расходы включены в состав:

— затрат на сбыт

Авансовый отчет, подтверждающие документы
19711 890Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%)Авансовый отчет и счет
7150 (51)2 500Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средствРКО, платежное поручение
94713 260Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки
73943 260Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства
70733 260Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудникаЗарплатная ведомость

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Проводки по авансовым отчетам сотрудников

В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет. Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы. В данной статье мы познакомим Вас с особенностями расчетов с подотчетными лицами, а также с порядком отражения авансовых отчетов в проводках.

Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

  • проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
  • проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
  • расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
  • оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Основные проводки по авансовым отчетам сотрудников

Для операций по расчету с подотчетными лицами используют счет 71. Выдача средств проводится по дебету 71, израсходованные средства – по кредиту 71.

Каким образом необходимо отражать операции по расчету с подотчетными лицами в учете? Рассмотрим типовые проводки на примерах.

Расходы на хозяйственные нужды

Представим, что сотрудник ООО «Престиж» получил наличные средства в сумме 6250 руб., НДС 954 руб. для покупки бумаги для предприятия. Фактически на бумагу было потрачено 7315 руб., НДС 1116 руб., о чем и был предоставлен авансовый отчет.

Бухгалтер ООО «Престиж» оформит данную операцию в проводках таким образом:

ДтКтОписаниеСуммаДокумент
7150/1Симоновым получен аванс на командировку в г. Екатеринбург27 500 руб.приказ на командировку, заявление Симонова В.П.
1971Учтен НДС2978 руб.авансовый отчет Симонова В.П.
68 НДС19Вычет НДС2978 руб.авансовый отчет Симонова В.П.
1071Учтены расходы по командировке25 050 руб.авансовый отчет Симонова В.П.
50/171Возврат неиспользованных средств в кассу ООО «Глобал»2450 руб.приходный кассовый ордер

Расчеты с подотчетными лицами являются достаточно распространенными операциями. трудно найди бухгалтера, который хотя бы раз не столкнулся с выдачей средств сотруднику или с авансовым отчетом. Главное, о чем стоит помнить в данном случае — внимательность и скрупулезность при проверке документов, подтверждающих факт и сумму понесенных расходов работником.

Расчеты с подотчетными лицами: проводки

Учет подотчетных средств ведется на бухгалтерском счете 71. Рассмотрим, какие проводки могут составляться с использованием этого счета, а также со счетами, корреспондирующими с ним.

Операции по расчетам с подотчетными лицами

В расчеты между работодателем и подотчетным лицом входят следующие основные операции:

  • выдача денежных средств работнику на расходы для нужд предприятия;
  • признание расходов, совершенных работником;
  • последующие расчеты с работником.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Выдача денег под отчет

Первый возможный вариант выдачи подотчетных сумм — безналичный. Во многих случаях российские работодатели оформляют подотчет именно по безналу, открывая специальные карточные счета, на которых размещаются подотчетные денежные средства.

Для отражения таких операций, как правило, задействуется отдельный субсчет на счете 55. Как только работник снимает со специального счета положенную сумму, данный факт отражается в бухучете проводкой: Дт 71 Кт 55. Если же используется обычный расчетный счет (с привязанной к нему корпоративной картой), проводка будет следующей: Дт 71 Кт 51.

Второй вариант — это выдача денег наличными. Данная операция показывается другой проводкой: Дт 71 Кт 50.

Во многих случаях работодатель выдает работнику не денежные средства, а денежные документы: к примеру, билеты на поезд или самолет. Такая операция учитывается на специальном субсчете по кассовому счету 50: Дт 71 Кт 50.3.

Признание расходов подотчетника

Купленные подотчетным лицом на нужды компании товарно-материальные ценности, внеоборотные активы, работы, услуги ставятся на учет. При этом их стоимость дебетуется по тем или иным подходящим счетам для учета активов, например:

  • 08 — если совершены расходы, связанные с приобретением основных средств;
  • 10 — если приобретены материальные запасы;
  • 41 — если приобретены товары.

Операция оприходования этих активов отразится проводкой Дт 08 (10, 41 или по иному активному счету) Кт 71.

Возможны и более сложные случаи, при которых к корреспонденциям со счетом 71 добавляются дополнительные проводки. Например — по счету 60, по которому показываются расчеты с поставщиками, а также по налоговым счетам — 19, 68.

Несмотря на то, что в общем Плане счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94-н, счета 71 и 60 не корреспондируют, ничего не мешает закрепить применение такой корреспонденции в вашем рабочем плане счетов.

Пример

Работнику поручено рассчитаться наличными деньгами с контрагентом организации-работодателя за ранее поставленные товары. Условимся, что контрагент и работодатель платят НДС.

В учете бухгалтер отразит следующие записи:

  • Дт 41 Кт 60 (отражена стоимость поставленных товаров без НДС);
  • Дт 19 Кт 60 (отражен НДС со стоимости товаров);
  • Дт 68 (субсчет «НДС») Кт 19 (принят НДС к вычету);
  • Дт 71 Кт 50 (работник получил наличные для оплаты товаров поставщику);
  • Дт 60 Кт 71 (товары оплачены работником, представлен авансовый отчет).

Если подотчетник ничего на нужды фирмы не купил, но совершил те или иные обоснованные расходы (например, пообедал, находясь в командировке), такие затраты на основании авансового отчета и прилагаемых к нему чеков списываются на производственные расходы: Дт 20 (26, 44 или иной производственный счет) Кт 71.

Если расходы оказалось сложно классифицировать по тем или иным «производственным» основаниям, то применяется проводка, отражающая факт совершения прочих расходов: Дт 91.2 Кт 71.

Расчеты с подотчетником

Долг работника, образовавшийся по итогам расходования выданной ему наличной суммы, обычно погашается через кассу организации. Это показывается проводкой: Дт 50 Кт 71. При безналичном расчете по подотчету возврат суммы показывается проводкой Дт 51 Кт 71.

Довольно распространен сценарий, когда недостающая сумма по заявлению работника удерживается из его зарплаты. В этом случае зарплата выдается в сумме, уменьшенной на сумму причитающегося к возврату остатка по подотчету.

Такая операция законодательством не предусмотрена, но и не запрещена. Официальных пояснений контролеров по этому поводу тоже нет. Поэтому лучше этим не злоупотреблять.

В свою очередь, если сама фирма остается чего-то должна работнику, то она тоже возмещает разницу — наличными Дт 71 Кт 50 или безналичными деньгами Дт 71 Кт 51.

Если работник не погасил долг в установленный срок, невозвращенная сумма включается в недостачи: Дт 94 Кт 71. Последующее его погашение — например, за счет принудительного удержания долга из зарплаты работника, отражается проводкой Дт 70 Кт 94.

Может случиться и так, что долг придется впоследствии списывать — за отсутствием возможности взыскать его в силу того, что работник уволился, не рассчитавшись.

В этом случае в бухучете фиксируются:

  • невозможность добровольного удержания долга и перенос его на счет прочих расчетов с работниками: Дт 73 Кт 94;
  • при увольнении работника — долг переводится в разряд прочих дебиторских (поскольку его держатель утрачивает статус работника организации): Дт 76 Кт 73;
  • списание долга и включение в прочие расходы: Дт 91 Кт 76.

В свою очередь, если сам работодатель остается должен работнику и не может погасить долг, то в случае истечения исковой давности долг включается в прочие доходы: Дт 71 Кт 91.

Проводки по расчетам с подотчетными лицами: таблица

Резюмируем рассмотренные выше проводки в сводной таблице:

Дебет

Кредит

Содержание операции

50 «Касса»52 «Валютные счета»Деньги в валюте получены кассу71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»Работнику выданы денежные средства из кассы (в рублях, в валюте)71 «Расчеты с подотчетными лицами»51 «Расчетные счета»

55 «Специальные счета в банках»Работнику перечислены безналичные подотчетные средства71 «Расчеты с подотчетными лицами»50.3 «Касса» (денежные документы)Работнику выдан билет на поезд, самолет (или иной денежный документ)07 «Оборудование к установке»

08 «Вложения во внеоборотные активы»

11 «Животные на выращивании и откорме»

15 «Заготовление и приобретение матценностей»

41 «Товары»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Признаны расходы по авансовому отчету на приобретение внеоборотных активов, ТМЦ20 «Основное производство»

23 «Вспомогательные производства»

25 «Общепроизводственные расходы»

26 «Общехозяйственные расходы»

44 «Расходы на продажу»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Признаны расходы по авансовому отчету производственного характера91 «Прочие доходы и расходы»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Признаны по авансовому отчету не связанные с производством расходы60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Работник оплатил поставщику подотчетными деньгами за ранее поставленные товары (либо в качестве аванса в счет будущей поставки)50 «Касса»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Работник вернул остаток подотчетных сумм в кассу организации51 «Расчетные счета»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Работник вернул остаток подотчета безналичным способом71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»

51 «Расчетные счета»Компенсирован перерасход работнику (наличными, на банковский счет)94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Работник не вернул работодателю в срок разницу между подотчетной суммой и подтвержденными расходами70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»Работодатель удержал невозвращенную разницу из зарплаты работника73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»Невозвращенная сумма переведена на счет прочих расчетов с персоналом (при несогласии работника вернуть долг)76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»Невозвращенная бывшим работником сумма переведена на счет расчетов с разными дебиторами91 «Прочие доходы и расходы»76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»Не возвращенная дебиторская задолженность списана (включена в прочие расходы)71 «Расчеты с подотчетными лицами»91 «Прочие доходы и расходы»Долг организации перед работником включен в прочие доходы по истечении срока исковой давности на его взыскание

Подводим итоги

  • Расчеты по подотчетным операциям ведутся на бухгалтерском счете 71 в корреспонденции со счетами учета активов, затрат и др.
  • К расчетам между работодателем и подотчетником входят следующие основные хозоперации: выдача денег под отчет работнику, признание расходов по авансовому отчету, последующий расчет с работником.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Проводки по авансовому отчету по командировке

provodki_po_avansovomu_otchetu_po_komandirovke.jpg

Похожие публикации

Командировка – служебная поездка сотрудника фирмы, основанием для которой служит приказ руководителя. Все производимые им расходы (проезд, проживание, питание) компания берет на себя, выдавая работнику аванс по командировочным тратам. По возвращении, в трехдневный срок он обязан отчитаться о затратах, оформив авансовый отчет и представив его для утверждения главному бухгалтеру. Познакомимся с этапами учета командировочных расходов.

Выдача аванса на командировочные расходы: проводки

Наличие распоряжения о командировке – основание для выдачи авансовой суммы, покрывающей предстоящие траты. Бухгалтер рассчитывает их примерную стоимость и выписывает аванс, оформив его выдачу проводкой:

Д/т 71 К/т 50 (51) на подотчетную сумму.

Этой же записью доначисляют аванс, если командировка обоснованно продлена и выданных средств работнику не хватило. Впрочем, случаи, когда работнику приходится кредитовать компанию, т. е. использовать собственные средства на рабочие нужды, нередки.

Авансовые отчеты в бухгалтерском учете

Выполнивший служебное задание вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой формы АО-1. Заметим, что затраты по командировкам в части суточных нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база. Норматив в день составляет 700 руб. при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компания вправе установить собственные размеры суточных. Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом. Рассмотрим различные варианты командировочных расходов, перечисленных в авансовых отчетах и их бухгалтерское оформление.

Проводки по авансовому отчету по командировке

Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).

Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.

Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.

Сопровождающие принятие затрат по авансовому отчету бухгалтерские проводки:

Операции

Д/т

К/т

Утвержден авансовый отчет, проводками списаны затраты по командировке:

— в торговой компании (если целью ее являлось продвижение товара)

— в производственном предприятии (поездки рабочего характера)

— общехозяйственного толка, например почтовые расходы

В поездке приобретены активы или материалы

Из суммы затрат выделен НДС

НДС принят к вычету

Остаток неиспользованных командировочных расходов возвращен в кассу, на расчетный счет или удержан из заплаты по согласию сотрудника

Перерасход средств выплачен сотруднику

Проиллюстрируем учет затрат по командировкам на примерах.

Пример 1:

Сотрудник ООО «Троя» инженер Дерябин А.Ю. в апреле 2019 получил аванс в счет командировки сроком на 5 дней в сумме 160000 руб. для поездки в другой регион. Цель поездки – приобретение оборудования для фильтра на производство. Дерябин А.Ю. вылетел на самолете 15 апреля, а вернулся 19 апреля на транспорте поставщика, сопровождая приобретенное оборудование. 23.04.2019 им предоставлен авансовый отчет, в котором перечислены расходы:

стоимость билетов «туда» – 18 000 руб. (в т.ч. НДС – 3000 руб.);

стоимость номера в отеле – 21 600 руб. (в т.ч. НДС – 3600 руб.) за 3 дня;

суточные — 3500 руб. (700 х 5 дн.);

оплата консультационных услуг производителя оборудования – 15 000 руб.;

приобретение установки – 108 000 руб. (в т.ч. НДС 18000 руб.).

К авансовому отчету инженер приложил все подтверждающие расходы документы. В итоговой строке отчета сумма расходов – 166 100 руб., т. е. произошел перерасход выданных средств. Бухгалтер проверил отчет, утвердил произведенные затраты. Согласно авансовому отчету, проводки в бухгалтерском учете сделаны следующие:

Дата

Операции

Д/т

К/т

Сумма

На карту сотрудника перечислен аванс по командировке

Принят авансовый отчет, проводки утверждения и списания затраты:

Читать еще:  Проводки в бухгалтерском учете для начинающих
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector