Книга аналитического учета депонированной заработной платы

Депонирование заработной платы

В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?

Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.

В чем смысл депонирования

По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:

• безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
• кассовую выплату наличных средств по ведомости.

В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.

Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.

Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.

Сроки для депонирования

Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:

На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:

• деньги поступили из банка – с даты поступления, включая и этот день, средства можно держать в кассе не долее 5 дней, затем их придется возвратить обратно в банк;
• в качестве з/п используется наличность от выручки – эти деньги остаются финансовым кассовым лимитом, поэтому должны быть сняты по истечении рабочего дня, если сумма оказывается больше разрешенного кассового остатка; зарплату при этом нужно выплатить в течение текущего дня.

Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.

Действия бухгалтера (кассира) при депонировании

По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).

1. Для подтверждения получения денег сотрудниками в ведомостях предусмотрены соответствующие графы: 23 – «Деньги получил» в платежной ведомости и 5 – «Подпись в получении денег» в расчетно-платежной. Если по истечении разрешенного времени после открытия ведомости подписей сотрудников в этих графах не появилось, бухгалтер прикладывает специальный штамп либо пишет в них «Депонировано».
2. Внизу ведомости указываются отдельно и подсчитываются выданные и депонированные з/п, они должны совпадать с общим итогом, в чем кассир (бухгалтер) и расписывается в ведомости.

ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.

Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты

Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.

Начисление средств на зарплату:

• дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44), кредит 70 – «Заработная плата начислена»;
• дебет 70, кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – «С суммы заработной платы удержан НДФЛ»;
• дебет 70, кредит 50 (51) – «Заработная плата выплачена за вычетом суммы НДФЛ».

Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:

• дебет 70, кредит 76 – «Сумма неполученной зарплаты депонирована»;
• дебет 51, кредит 50 – «Сумма депонированной заработной платы зачислена на расчетный счет организации».

Выплата депонированных зарплатных средств:

• дебет 50, кредит 51 – «Получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты»;
• дебет 76, кредит 50, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная зарплата выдана сотруднику».

Депонированные деньги, налоги и взносы

Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.

Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.

Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.

Как получить депонированные деньги?

Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.

В каких случаях депонированную зарплату уже не отдадут?

Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.

Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).

Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.

Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».

Конкретный пример депонирования

25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.

27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.

Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.

В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.

Депонированная заработная плата была выдана:

• 15 октября 2016 г. – А.П.Изуграфову;
• 12 октября 2016 г. – С.И.Тарантаевой.

В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:

• 25 сентября 2016 г.: дебет 44, кредит 70 – 1 400 000 руб. – «начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.», сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
• 26 сентября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 1 400 000 руб. – «Получены в банке деньги на оплату труда»; дебет 70, кредит 50 — 1 368 000 руб. (1 400 000 руб. – 14 800 руб. – 17 200 руб.) – «Выдана из кассы заработная плата»;
• 30 сентября 2016 г.: дебет 70, кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» 32 000 руб. (14 800 руб. + 17 200 руб.) – «Депонирована не полученная сотрудниками зарплата»; дебет 51, кредит 50 – 32 000 руб. – «Депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации»;
• 12 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 17 200 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 17 200 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за август С.И. Тарантаевой».
• 15 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 14 800 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 14 800 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за сентябрь А.П. Изуграфову».

Что это такое — депонированная заработная плата? Порядок учета, выдачи и списания суммы депонирования

Крупные предприятия перечисляют деньги сотрудникам на дебетовые карты в конкретный день, поэтому термин депонированная заработная плата им не знакома. Небольшие же организации выплачивают зарплату наличными через кассу.

Именно последние часто сталкиваются с проблемой неиспользования средств в установленный срок. В отношении неполученной заработной платы производится депонирование средств.

Что значит депонирование зарплаты?

Депонированная заработная плата – это бухгалтерский термин, который постепенно уходит из обихода.

Под депонированием зарплатой необходимо понимать наличные денежные средства, выделенные компаниям из общего бюджета для производства выплат сотрудникам и не использованные в срок по назначению.

К примеру, в день получения зарплаты работник предприятия находился в командировке, в связи с чем ему не может быть осуществлена выплата заработной платы.

Важно! Для того чтобы не нарушить правил хранения наличности в кассе, работодатель обязан средства депонировать.

Также к причинам возникновения депонирования можно отнести:

• очередной или внеочередной отпуск работника;
• больничный;
• смерть;
• непредвиденные обстоятельства.

Бухгалтерская операция по депонированию невостребованных средств в кассе не является нарушением, если причина была не зависящая от работодателя.

Однако, если на лицо факт нарушения трудового законодательства, к примеру, руководитель преднамеренно перенёс день очередных выплат зарплаты, то такое деяние должно наказываться в рамках действующего законодательства.

Ситуация с неполучением дохода в установленные сроки не освобождает отсутствующего сотрудника от уплаты налогов и всевозможных удержаний из заработка.

Связано это с тем, что данная процедура осуществляется ещё на этапе начисления.

Как депонировать деньги, не полученные в срок через кассу?

По окончании смены бухгалтеру предстоит рутинная работа – построчная сверка ведомости выплат зарплаты. Делается это с целью сведения данных по приходу денежных средств и расходу.

Если суммы не сходятся, то напротив фамилии работника, который не получил своевременно деньги, ввиду отсутствия на рабочем месте по уважительной причине, делается соответствующая запись вручную или штампом «Депонировано».

Подтверждающим фактом является отсутствие росписи в ведомости.

Учёт невостребованных средств, которые подверглись депонированию, ведётся в аналитическом реестре. После оформления документа должным образом, он отдаётся на визирование главному бухгалтеру.

На основании данного протокола депонированная часть перечисляется на расчётно-кассовый счёт банка.

Фактом передачи средств станет расходно-кассовый ордер.

Бухгалтерский учёт предполагает ведения внутреннего протокола – занесение информации о депонировании зарплаты в книгу депонентов, которая заполняется своевременно в течение года и хранится на протяжение 5 лет.

В течение какого срока хранятся невостребованные средства?

Держать в кассе предприятия наличные, предназначенные для выплаты заработной платы сотрудникам, бесконечно нельзя.

Допускается хранить деньги в кассе в течение 5 рабочих дней, включая день перечисления из банка.

Итак, если сотрудник не получил через кассу в эти сроки заработную плату, то бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму.

Иными словами, вернуть обратно в казначейство или банк на основании зарплатной ведомости, в которой будет стоять отметка «Депонировано».

Работодатель обязан хранить депонированные возвращенные средства на расчётно-кассовом счёте в течение 3 лет. Этот срок давности регламентирован законодательством РФ.

По окончании периода невостребованная сумма может быть переведена в статус «дохода» и квалифицироваться как прибыль по неосновной деятельности.

Порядок учета

Не выданные в срок деньги фиксируется на счёте 76.4, который относится к статье «Доход, не связанный с основной деятельностью».

На программном уровне используются коды для проведения расходных транзакций:

• Д70 К76.4 – проводка для депонирования зарплаты, неполученной сотрудниками;
• Д51 К50 – проводка для возврата денег из кассы в банк;
• Д50 К51 – для размещения средств на расчётном счету финансового учреждения по их запросу;
• Д76.4 К50 – для выдачи депонированной зарплаты.

Заполнение книги аналитического учёта

Информация о депонировании денежных средств оформляется в виде таблицы в книге аналитического учета.

Первый столбец отводится дебету – владельцу депонированной заработной платы, второй – кредиту (банку или казначейству).

Книга учета включает в себя следующие обязательные пункты:

• Наименование организации.
• Дату визирования реестра.
• Период, за который составлялся реестр депонированной зарплаты.
• Номер и дату платёжной ведомости, где содержатся сведения о невыплаченной в срок заработной плате.
• ФИО и табельный номер сотрудника, не получившего деньги.
• Общая сумма депонирования.
• ФИО и подпись должностного лица (кассира).

Отдельной позицией отражается наименование действий с невостребованными финансами:

• поступление;
• налоговый вычет;
• получение денег на депонированную зарплату;
• квартальная премия;
• депонированная заработная плата;
• невыплаченная или возвращённая сумма;
• списание невостребованных средств;
• перечисленная банком депонированных денег;
• выплата сотрудникам зарплаты после депонирования.

Кто подписывает книгу аналитического учета?

Внизу бланка указывается ФИО исполнителя и главного бухгалтера.

Этими же должностными лицами подписывается реестр.

Скачать бланк

Скачать образец книги аналитического учета депонированной зарплаты – excel.

Порядок выплаты работникам

Для выдачи зарплаты, которая подверглась депонированию, разработан специальный регламент.

Инициатором выплат является работник, который обращается к работодателю с заявлением о выдаче ранее неполученной в срок заработной платы в кассе организации.

Если в установленные сроки сотрудник не явился за деньгами и в ведомости не стоит его подписи о выдаче наличных, то ведомость закрывается.

Напротив ФИО в последней графе ставится отметка «Депонировано».

Исполнитель обязан вернуть неиспользованную сумму в банк. Если размер возврата не превышает согласованного между руководителем предприятия и кредитором лимита, то депонированные средства хранятся в кассе.

В зависимости от сложившейся ситуации и места нахождения невостребованной наличности, сотруднику придётся либо ждать пару дней, пока пройдёт процедура бронирования и получения средств, либо согласиться на единовременную выплату вместе с авансом.

Если причитающаяся сумма не возвращалась в банк, а осталась в кассе организации, то получить депонированные деньги можно в день обращения.

Документально бухгалтерский учёт выдачи депонирования оформляется расходным кассовым ордером.

Когда платить НДФЛ?

Налоговый кодекс РФ диктует свои правила. Работодатель обязан удерживать подоходный налог из доходов физических лиц перед выплатой заработной платы сотрудникам.

Согласно трудового соглашения, подписанного сторонами, в целях налогообложения НДФЛ днём выдачи денежных средств считается последний день отчётного месяца, за который начислен доход.

Он же является сроком удержания налоговой суммы.

Перечисляется НДФЛ с депонированной зарплаты в госбюджет налоговым агентом в ту самую дату, когда происходит снятие суммы с расчётного счёта работодателя для выплаты сотруднику.

Подоходным налогом облагается вся сумма, независимо от того, все ли сотрудники получат заработную плату или часть средств позже придётся депонировать. Следовательно, порядок перечисления НДФЛ в данной ситуации совпадает с общеустановленным.

Процедура списания

Законом отводится определённый срок, в течение которого работодатель обязан хранить невостребованные наличные на расчётно-кассовом счёте.

По окончании 3 лет неистребованная депонированная зарплата списывается.

С этого момента она не может быть переведена, согласно бухгалтерского учёта, на 76 счёт.

Теперь эти средства квалифицируются, как доход предприятия, который подтверждается результатом инвентаризации.

После проведения процедуры, списание суммы оформляется приказом за подписью руководителя предприятия.

Выводы

Под депонированной зарплатой понимаются невостребованные наличные средства, которые изначально причитались под выплаты заработной платы через кассу организации.

Каждая операция в ходе движения депонирования должна найти своё отражение в виде соответствующей проводки.

Сама по себе ситуация с невыплаченной заработной платой не является нарушением трудового и налогового законодательства.

Однако несвоевременное исполнение обязанностей может исходить со стороны работодателя, тогда это уже трудовой прецедент.