Применение функционально стоимостного анализа

Тенденции мировой экономики требуют пересмотра актуальных подходов к управлению и ресурсосбережению, применения новых методов совершенствования эффективности деятельности социально-экономических систем, комплексного организационного проектирования.

Одним из таких методов является функционально-стоимостной анализ, который ориентирован на снижение затрат ресурсов при производстве, упрощение и повышение эффективности аппарата управления и снижение численности персонала, за счет повышения эффективности труда.

Бурное развитие комплексного организационного проектирования систем управления сопровождалось отработкой арсенала методов совершенствования управления. Не все традиционные организационные методы отвечают требованиям, предъявляемым организационным проектированием. Новый объект проектирования – система управления организацией, являясь сложной социально-экономической системой, потребовал создания новых методов, способных проникнуть вглубь явлений, происходящих внутри этой системы, и учесть сложнейшие взаимосвязи с ее другими системами [3].

Функционально-стоимостной анализ – это метод системного исследования функций объекта (изделия, процесса, структуры), направленный на минимизацию затрат в сферах проектирования, производства и эксплуатации объекта при сохранении (повышении) его качества и полезности [8].

Подход, основанный на функционально-стоимостном анализе (ФСА) (в англоязычной транскрипции – Activity Based Costing, ABC), является намного более точным в распределении суммарных фактических затрат на продукты и услуги, которые порождают эти затраты. С точки зрения стратегического управления, ФСА является полезным финансовым инструментом. В его основе лежит бизнес модель организации с детальным описанием бизнес-процессов, реализующихся на предприятии.

Процедура функционально-стоимостного анализа систем управления состоит из следующих этапов:

После выявления «зон неэффективности» и определения приоритетных задач и направлений для преобразований, на основе результатов функционально-стоимостного анализа, необходимо конкретизировать альтернативные варианты реализации функций, процессов, которые обеспечат большую эффективность.

В качестве практического примера рассмотрим деятельность отдела обучения персонала одного из предприятий г. Челябинска, для оптимизации деятельности которого был использован функционально-стоимостной анализ.

Основными задачами данного отдела по обучению персонала являются:

По результатам анализа представленных данных можно построить функциональную модель для структурного подразделения, которая характеризует распределение функций среди работников отдела.

На основании построенной функциональной модели подразделения целесообразно оценить значимость каждой функции, долю затрат на каждую функцию от общей стоимости всех функций. Представим для примера часть функций отдела обучения персонала и выделим следующие показатели: значимость, доля затрат и трудоёмкость (табл. 1).

Сводный перечень функций отдела

Кол-во часов в месяц

Доля стоимости функции

Изучение потребности подразделений предприятия в квалифицированном персонале

Мониторинг рынка услуг

Организация обучения и аттестации, оценки работников предприятия.

Организация обучения и аттестации персонала, обслуживающего опасные производственные объекты

Адаптация вновь принятого персонала

Организация и проведение работы с целевиками Вузов

Методическое сопровождение всеми видами и формами профессионального обучения

Документирование процесса обучения (оформление договора, формирование пакета отчётных документов: акт вып. работ, сч.-факутра

Подбор преподавателя для подготовки персонала

Для выявления функций, на которые приходится наибольший объем затрат, построим диаграмму Парето, где функции располагаются в порядке уменьшения стоимости (рис. 1).

Рис. 1. Диаграмма Парето

На представленном рисунке выделим три группы функций:

Анализ по уменьшению стоимости функций процесса ведется в первую очередь по функциям, попадающим в первую группу (табл. 2).

Перечень наиболее затратных функций отдела

Организация обучения и аттестации, оценки работников предприятия

Адаптация вновь принятого персонала

Мониторинг рынка услуг

Документирование процесса обучения (оформление договора, формирование пакета отчётных документов: акт вып. работ, сч.-фактура)

Организация обучения и аттестации персонала, обслуживающего опасные производственные объекты

Показатели значимости функций и затрат на их реализацию (рис. 2).

Рис. 2. Сопоставление стоимости и значимости функций отдела

В нашем примере метод функционально-стоимостного анализа позволил определить, что степень значимости функций по отношению к расходам на их осуществление носит недостаточно сбалансированный характер, это выражается в неоправданно высоких затратах на реализацию функций 2, 3, 4, 5, 8. Рассматривая выше диаграмму Парето, мы уже определяли, что указанные функции относятся к первой группе функций, чья суммарная стоимость составляет 59 % общей стоимости функций.

На основании вышеприведенной информации необходимо инициировать процесс реорганизации функциональной структуры отдела и решить ряд задач по совершенствованию реализации бизнес-процессов отдела обучения персонала. Это позволит либо повысить производительность труда в подразделении и за счет этого – увеличить количество реализуемых функций, либо снизить количество человеческих ресурсов, занятых в деятельности отдела.

ФСА как метод позволяет достигать более экономичного, менее ресурсоемкого способа функционирования любой организации или подразделения. Следует заметить, что ресурсосбережение на основе метода функционально-стоимостного анализа носит устойчивый и долгосрочный характер и может стать значимым конкурентным преимуществом компании, поскольку результаты оптимизации процессов на основе ФСА сложно скопировать и применить с сопоставимой результативностью – нужен индивидуальный подход к каждой организации или функциональной модели.

Наглядность и простота подхода обеспечивают функционально-стоимостному анализу значительные перспективы в применении во всех отраслях и направлениях менеджмента, однако, нужно отметить, что для полноценного системного внедрения данного подхода в бизнес-практику отечественных компаний, есть ряд факторов, осложняющих использование ФСА.

К числу наиболее важных факторов, определяющих возникновение научных и практических проблем использования функционально-стоимостного анализа на системной основе в современных условиях хозяйствования, можно отнести:

Проведение функционально-стоимостного анализа является достаточно трудоемкой задачей. Основные трудности, с которыми сталкиваются специалисты при проведении ФСА, связаны с недостатком или отсутствием исходных данных о процессах и стоимости ресурсов, потребляемых этими процессами. В ходе проведения ФСА эти данные необходимо собирать, обрабатывать и уточнять. Но для ряда предприятий социальной направленности, как и соответствующих подразделений, применение функционально-стоимостного анализа оказывается единственной альтернативой для оценки и совершенствования собственной эффективности. Невозможность оценить и измерить производительность и результативность труда работников подобных структур является ключевой проблемой для управления их эффективностью. Именно метод ФСА позволяет комплексно решить данную проблему и на основе собственного инструментария создать механизмы оценки и управления непроизводственными функциями, трудом персонала, не связанного непосредственно с созданием добавленной стоимости, аппаратами управления и пр.

Трудоемкость метода предполагает также необходимость использования соответствующих средств обработки информации и привлечение высококвалифицированных специалистов. Это, в свою очередь, делает применение метода ФСА достаточно дорогим.

Однако для крупных компаний, находящихся на этапе развития и зрелости, – функционально-стоимостной анализ может обеспечить критически значимый прорыв в области ресурсосбережения или повышения эффективности деятельности организации, причем этот эффект будет иметь значительные долгосрочные синергетические позитивные последствия.

Рецензенты:

Неживенко Е.А., д.э.н., профессор, зав. кафедрой «Финансы и бухгалтерский учет» Южно-Уральского профессионального института, г. Челябинск.

Лаврентьева И.В., д.э.н., профессор, профессор кафедры «Экономика и менеджмент» Челябинского филиала РАНХиГС, г. Челябинск.

Функционально-стоимостной анализ как метод управления затратами

Береснев Сергей Савельевич ,
директор ООО «Центр Экономики Проектов»

Читать еще: Оперативный анализ проводят на основе

ФУНКЦИОНАЛЬНО-СТОИМОСТНЫЙ АНАЛИЗ (ФСА) — это практический метод комплексного системного исследования объектов, направленный на обеспечение минимальных затрат на производство, реализацию или эксплуатацию при обеспечении необходимых потребительских свойств.
ФСА от других методов повышения эффективности производства отличает совокупность принципов, которая включает плановый характер проведения ФСА, комплексный подход, системный подход, функциональный подход, принципы соответствия значимости функций и затрат на их осуществление, соответствия фактического значения параметра требуемому уровню, активизации творческого мышления, коллективного труда, междисциплинарного подхода и др.
Плановый характер проведения ФСА означает его использование одного из средств планируемого целенаправленного обеспечения высоких результатов деятельности организации. Он предполагает:
• установление руководством организации заданий и контроль их выполнения;
• ограничение процесса ФСА временными и пространственными рамками, а также размером ресурсов, выделяемых на исследование.
Комплексный подход предполагает исследование факторов, определяющих качество и затраты, в комплексе:
• всех видов объектов — конструкций, технологий, организации производства;
• всех видов ресурсов — трудовых, материальных, технических, энергетических, финансовых;
• на всех стадиях жизненного цикла изделия — предпроектной, проектной, подготовки и освоения производства, самого производства, реализации, а также при необходимости — эксплуатации (потребления, применения), утилизации.
Системный подход требует исследования объекта, с одной стороны, как единого целого и как системы, включающей другие составные элементы, находящиеся во взаимодействии, а с другой — как части другой системы (метасистемы) более высокого уровня, в которой анализируемый объект взаимодействует с остальными подсистемами.
Из этого следует, что в отдельных компонентах системы оптимизация соотношения «качество—затраты» не может производиться обособленно. Такого рода оптимизация обязательно должна учитывать то влияние, которое она окажет на состояние других компонентов данной системы, а в итоге на состояние системы вышестоящего уровня. Таким образом, результатом ФСА обязательно должно быть более эффективное технико-экономическое равновесие рассматриваемого объекта как системы, обеспечивающее его конкурентоспособность и высокую рентабельность.
Функциональный подход в отличие от предметного, который используется в большинстве традиционных методов снижения затрат, означает, что объект рационализации понимается и совершенствуется не в своей конкретной материальной форме, а как комплекс функций, которые он выполняет или должен выполнять. Всякий продукт труда интересует потребителя не сам по себе как таковой, а своим назначением и возможностями удовлетворять его потребности — прежде всего действиями. Функциональный подход при всей важности других принципов ФСА является определяющим. Практически все исследование объекта ведется относительно его функций, рассматриваемых с самых разных позиций — их значимости, места, форм проявления и т. п.
Различают следующие группы функций:
• по области проявления — общеобъектные (внешние), внутриобъектные (внутренние);
• по роли в удовлетворении потребностей: среди внешних — главные (эксплуатационные) и второстепенные; среди внутренних — основные (рабочие) и вспомогательные;
• по степени необходимости—необходимые (полезные), т. с. позитивные, н излишние, т. е. негативные (бесполезные и вредные);
• по характеру проявления — номинальные (требуемые), действительные (реализуемые), потенциальные.
Принцип соответствия значимости функций и затрат (ключевой принцип ФСА!) на их осуществление представляет собой развитие функционального подхода и заключается в том, что каждая функция исследуется в иерархической структуре с точки зрения ее значимости по отношению к другим функциям анализируемого объекта. Полученная значимость функции сопоставляется с затратами на её реализацию, точнее с долей этих затрат в общей сумме затрат, необходимых для проявления совокупности функций рассматриваемого объекта. С помощью этого методического приема осуществляется специфическая экономическая диагностика того или иного решения, анализируется целесообразность имеющейся или предлагаемой структуры объекта.
Принцип соответствия реального параметра (ресурса) требуемому заключается в необходимости постоянного сопоставления фактического количественного ресурса, предусмотренного технической документацией, реально требуемому ресурсу. Такое сопоставление позволяет выявить функции с избыточным или недостаточным ресурсом и определить пути оптимизации на этой основе проектируемых ресурсов (параметров) функций.
Принцип активизации творческого мышления используется для поиска новых, более оптимальных вариантов решений. Наиболее распространенные методы поиска новых решений:
• алгоритм решения изобретательских задач;
• «мозговой штурм»;
• морфологический анализ;
• стратегия семикратного поиска;
• синектика;
• метод контрольных вопросов;
• метод «Дельфи»;
• конференция идей и др.
Суть характеризуемого принципа состоит в том, что ФСА не «привязывается» к какому то одному, хорошо зарекомендовавшему себя методу активизации творческого мышления, а исходя из разнообразия решаемых задач использует различное их сочетание.
Принцип коллективного труда обусловлен тем, что при ФСА требуется знание многих научных дисциплин, в том числе техники, экономики, управления, психологии, маркетинга. Анализ проводит группа специалистов разных профессий, что позволяет выполнить исследование разносторонне, более эффективно.
Принцип междисциплинарного подхода является развитием принципа коллективного труда. Метод ФСА возник на стыке экономического анализа с проектированием, управлением, математическим моделированием, психологией, маркетингом, изобретательством. Для решения сложных многоплановых проблем необходимо участие в ФСА различных специалистов, работающих как единый творческий коллектив.

Объекты ФСА — изделия, технологические процессы, организационные структуры, а также их отдельные элементы, подвергнутые исследованию с использованием методики ФСА.
Функция — внешнее проявление свойств объекта (отвечает на вопрос: «Что должен делать объект?») в определенных условиях.
Носитель функции — материальный или иной объект или отдельные его элементы (конструктивные, технологические н т. д.). а также их совокупности, реализующие функцию.
Внешняя (общеобъектная) функция — функция, выполняемая объектом (его составляющими) в условиях взаимодействия с внешней средой.
Внутренняя (внутриобъектная) функция — функция, отражающая действия и взаимосвязи внутри объекта, обусловленные принципом его построения, особенностями исполнения.
Главная функция — внешняя функция, определяющая назначение, сущность и главную цель создания объекта в целом.
Второстепенная функция — внешняя функция, отражающая побочные цели создания объекта, способствующая повышению спроса.
Основная функция — внутренняя функция, обеспечивающая принцип работы объекта, создающая необходимые условия для осуществления внешних функций. По содержанию различают основные функции: приема (ввода), передачи, преобразования, хранения (вещества, энергии, информации), выдачи (отдачи) результатов.
Вспомогательная функция — внутренняя функция, способствующая реализации основных. По содержанию различают вспомогательные функции: соединительные, изолирующие, фиксирующие, направляющие, гарантирующие и т. д.
Необходимая (полезная) функция — внешняя (внутренняя) функция, обеспечивающая наличие потребительских свойств объекта.
Излишняя (негативная, бесполезная функция) — ненужная функция, не снижающая работоспособности объекта, но создающая избыточность параметра и (или) удорожающая объект.
Потенциальная функция — функция, которую способен осуществить объект или его составляющие при изменении условий существования.
Функциональная модель объекта (ФМ) — графическое изображение (в виде иерархической структуры) или математическое представление (в виде матрицы) состава и взаимосвязей функций объекта. На первом (верхнем) уровне ФМ при графическом изображении располагаются главная и второстепенные функции объекта, на втором — основные, на третьем и последующих — вспомогательные функции объекта и его составляющих.
Функционально-структурная модель объекта (ФСМ) — условное изображение исследуемого объекта в виде матрицы (графа), получаемое путем совмещения структурно-элементной и функциональной моделей.
Функционально-стоимостная диаграмма (ФСД) — графическое представление соотношений значимости (роли) функций, качества их исполнения и затрат на реализацию.
Функционально необходимые затраты — минимально возможные затраты на реализацию требуемых функций.
Излишние затраты — разность между фактическими и функционально необходимыми затратами.
Производственные затраты на функцию — затраты на создание носителя функции.
Эксплуатационные затраты на функцию — затраты на использование (эксплуатацию) носителя функции в сфере потребления.
Значимость функции — характеристика, отражающая роль функции нижестоящего уровня ФМ в реализации функции вышестоящего уровня.
Относительная важность функции — характеристика роли функции для объекта в целом (т.е. для потребителя).

Читать еще: Методы анализа и прогнозирования управленческих решений

Работы по ФСА обычно делятся на пять этапов, содержание которых приведено в таблице 1.

Применение функционально стоимостного анализа

Библиографическая ссылка на статью:
Федина К.В. Применение функционально-стоимостного анализа в системе управления персоналом предпрятия // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2017. № 12 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2017/12/15627 (дата обращения: 07.02.2019).

В последние десятилетия произошли принципиальные изменения в системе управления предприятиями (организациями). Следствием таких изменений стали новые подходы к качеству управления персоналом.

Для повышения качества управления персоналом необходимо решить ряд проблем, связанных с изменением в системе управления персоналом. В силу этого особую важность и практическую значимость приобретает повышение эффективности управления персоналом. Исходя из этого наблюдается повышенный интерес к новым методам и подходам управления персоналом. Современные представления об управлении базируются на том, что работу с персоналом необходимо четко анализировать и улучшать. Одним из эффективных методов анализа и повышения эффективности управления персоналом предприятия является функционально-стоимостной анализ (ФСА).

Сегодня в экономически развитых странах практически каждое предприятие или компания используют методологию функционально-стоимостного анализа как практическую часть системы управления предприятием и его персоналом. Данный метод в наибольшей степени используется при анализе функций управления. ФСА ориентирован на снижение затрат ресурсов при производстве, упрощение и повышение эффективности аппарата управления и снижение численности персонала за счет повышения эффективности труда. То есть, данный метод позволяет выбрать такой вариант построения системы управления персоналом или выполнения той или иной функции управления, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов.

Таким образом, конечной целью ФСА является поиск наиболее экономичных вариантов того или иного практического решения. В данном методе успешно используются передовые приемы и элементы инженерно-логического и экономического анализа. Отличительной особенностью метода является его высокая эффективность. Как показывает практика, при правильном применении ФСА снижение издержек производства обеспечивается в среднем на 20-25% [3, с. 231].

Осуществление ФСА предполагает определенную последовательность этапов: подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский, рекомендательный и внедренческий. Они хорошо вписываются в принятую последовательность разработки проекта по совершенствованию системы управления организацией (предприятием), персоналом.

Предпроектная подготовка охватывает подготовительный, информационный и аналитический этапы ФСА, проектирование – творческий, исследовательский и рекомендательный этапы ФСА, а внедрение – этап внедрения результатов ФСА [1, с. 9].

На подготовительном этапе осуществляется комплексное обследование состояния производства и управления организацией, выбирается объект исследования, определяются конкретные задачи проведения анализа, составляется рабочий плана и приказ о проведении ФСА. На этом этапе используются методы самообследования, интервьюирования, фотографии рабочего дня, анкетирование и т.п.

Информационный этап включает сбор, систематизацию и изучение сведений, характеризующих систему управления персоналом или отдельные ее подсистемы, а также данных по аналогичным системам и передовому опыту совершенствования управления. На этом этапе используются те же методы, что и на подготовительном этапе.

Аналитический этап включает:

— формулировку, анализ и классификацию функций, их декомпозицию;

— анализ функциональных взаимосвязей между подразделениями аппарата управления;

— расчет затрат по выполнению функций.

На данном этапе определяются степень значимости функций и причины их несоответствия уровню затрат, выявляются излишние, вредные, несвойственные, дублируемые функции, формулируются задачи по поиску идей и путей совершенствования системы управления персоналом. При этом используются методы анализа.

Творческий этап – самый ответственный этап. Он подразумевает выдвижение идей и способов выполнения поставленных задач, формулирование вариантов их реализации, предварительную оценку и отбор наиболее целесообразных и реальных из них. На данном этапе рекомендуется использовать такие методы, как творческие совещания, коллективный блокнот, контрольные вопросы, морфологический анализ.

На исследовательском этапе описывается каждый отобранный вариант, проводится их сравнительная организационно-экономическая оценка и отбирается для реализации наиболее рациональных из них, а также осуществляется разработка проекта системы управления персоналом с обоснованиями, охватывающими всю систему управления персоналом или отдельную подсистему, подразделение.

Рекомендательный этап включает анализ и утверждение проекта системы управления персоналом, разработанного с использованием данного метода, принятие решения о порядке его внедрения; составление и утверждение плана-графика внедрения рекомендаций ФСА.

Этап внедрения результатов – заключительный этап ФСА. Он включает:

— социально-психологическую, профессиональную, материально-техническую подготовку к внедрению;

— разработку системы мотивации по внедрению проекта;

— обучение, переподготовку и повышение квалификации персонала организации;

— оценку экономической эффективности реализации проекта.

Среди преимуществ ФСА можно выделить качественную реализацию управленческих функций, выявление и сокращение дублирующих и излишних функций [2, с. 82].

ФСА, как уже было отмечено, показал на практике высокую эффективность, однако для его применения необходима специальная подготовка персонала.

Основные трудности, с которыми сталкиваются специалисты при проведении ФСА, связаны с недостатком или отсутствием исходных данных о процессах и стоимости ресурсов, потребляемых этими процессами. В ходе проведения ФСА эти данные необходимо собирать и обрабатывать. Особенностью проведения ФСА является также то, что нельзя правильно определить стоимость основного процесса, не определив предварительно стоимость обеспечивающих процессов и процессов управления. Из-за этой особенности метода ФСА его внедрение часто приводит к противоречию со стремлением менеджеров компании фокусироваться на основных процессах предприятия, отодвигая на второй план процессы управления и обеспечивающие процессы [3, с. 235].

Трудоемкость метода предполагает также необходимость использования соответствующих средств обработки информации, что делает метод ФСА достаточно дорогим. При проведении ФСА системы управления персоналом выявляются причинно-следственные связи, которые определяют перенос стоимости с ресурсов на продукты. Метод ФСА не дает ответа на вопрос, как изменять эти причинно следственные связи, чтобы улучшить деятельность предприятия, но дает возможность увидеть, где эти причинно-следственные связи являются «плохими» [3, с. 235].

Таким образом, метод ФСА является необходимым шагом на пути улучшения деятельности предприятия с точки зрения преобразования стоимости, а также производства добавленной стоимости. Наглядность и простота подхода обеспечивают функционально-стоимостному анализу значительные перспективы в применении в системе управления предприятием и персоналом.

Читать еще: Качественный анализ кадрового состава

Применение функционально стоимостного анализа

Процедура функционально-стоимостного анализа систем управления состоит из следующих этапов:

Основными задачами данного отдела по обучению персонала являются:

Сводный перечень функций отдела

Кол-во часов в месяц

Доля стоимости функции

Изучение потребности подразделений предприятия в квалифицированном персонале

Мониторинг рынка услуг

Организация обучения и аттестации, оценки работников предприятия.

Организация обучения и аттестации персонала, обслуживающего опасные производственные объекты

Адаптация вновь принятого персонала

Организация и проведение работы с целевиками Вузов

Методическое сопровождение всеми видами и формами профессионального обучения

Подбор преподавателя для подготовки персонала

Рис. 1. Диаграмма Парето

На представленном рисунке выделим три группы функций:

Перечень наиболее затратных функций отдела

Организация обучения и аттестации, оценки работников предприятия

Адаптация вновь принятого персонала

Мониторинг рынка услуг

Организация обучения и аттестации персонала, обслуживающего опасные производственные объекты

Показатели значимости функций и затрат на их реализацию (рис. 2).

Рис. 2. Сопоставление стоимости и значимости функций отдела

Рецензенты: