Анализ рабочего места секретаря - Про деньги в эпоху кризиса
Business-insider.ru

Про деньги в эпоху кризиса
78 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Анализ рабочего места секретаря

Рабочее место секретаря: рациональные подходы к организации

Дата публикации: 08.04.2016 2016-04-08

Статья просмотрена: 1458 раз

Библиографическое описание:

Чубова, Е. П. Рабочее место секретаря: рациональные подходы к организации / Е. П. Чубова, К. Ю. Деева. — Текст : непосредственный, электронный // Молодой ученый. — 2016. — № 7.4 (111.4). — С. 34-36. — URL: https://moluch.ru/archive/111/28196/ (дата обращения: 08.04.2020).

В статье рассматриваются функциональные обязанности секретаря в историческом развитии. Прослеживается связь между профессиональной деятельность и рабочим местом секретаря. Приведены рекомендации по рациональной организации рабочего места современного секретаря.

Ключевые слова: секретарское дело, функциональные обязанности, рабочее место секретаря.

За последние сотни лет профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если в XVIII веке секретаря принято было называть «доверенным письмоводом государя», то сегодня его функции значительно расширились, что позволяет утверждать, что современный секретарь является помощником руководителя во многих производственных и управленческих вопросах.

Изначально в России должность секретаря появилась в ранге личного секретаря Императора Российского.Постепенно, секретарь становится обязательным должностным лицом учреждения. В имеющихся законодательных актах данного периода описаны служебные обязанности секретаря и очерчена сфера его деятельности.

В период Петровского правления секретари хранили документы свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились просто в ларях, или сундуках. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Все решенные дела сдавались в актохранилища, получивших европейское название — архивов.

К началу XIX века статус секретаря, а, следовательно, и его функции меняются. Существующая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами, где содержались требования к составу информации, последовательности изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.

Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус — помощников в производстве. Кроме того, секретари сопровождали своих начальников в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей — таким образом осуществляя и организационные функции.

С учетом вышеизложенного можно отметить, что организация рабочего места секретаря также подверглось значительным изменениям. Если в период становления секретарского дела достаточно было иметь перо и бумагу, то в XIX веке в результате использования печатных машинок труд секретаря стал намного эффективнее.

В настоящее время пишущие машины по большей части вышли из употребления, их функцию стали выполнять персональные компьютеры, укомплектованные принтерами.

Организация рабочего места современного секретаря напрямую связана с его основными обязанностями, которые можно распределить на следующие группы:

— работа с документами или делопроизводство, куда входят все этапы по подготовке, оформлению, регистрации, согласованию и контролю документов, подготовкой к хранению и сдаче в архив.

— работа со средствами связи для обеспечения телефонных переговоров, приема и отправки факсимильных сообщений, составление электронных писем и прием сообщений по электронной почте.

— работа с посетителями, которая предполагает ведение журналов регистрации посетителей и сотрудников, пришедших на личный прием к руководителю.

— подготовка и проведение совещаний, собраний, конференций. Этот вида работы связан с информированием приглашенных лиц, проведением регистрации, подготовкой всех необходимых информационных материалов, составлением и оформлением доклада руководителя.

— работы хозяйственного характера, куда входит обеспечение бесперебойной работы всех технических офисных средств, а также, обеспечение сотрудников и руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Исходя из вышесказанного, следует отметить, что для наиболее эффективного выполнения должностных обязанностей секретарю необходимо тщательно продумать планировку своего рабочего места.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. [1]

Рабочее место секретаря можно условно разделить на 3 зоны:

— рабочая зона — основное место работы, где располагается стол, телефон, персональный компьютер или ноутбук, принтер. Рабочее место секретаря должно располагаться рядом с кабинетом руководителя таким образом, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную;

— вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факсимильный аппарат и другое необходимое оборудование;

— зона обслуживания посетителей, где располагаются стулья для посетителей, журнальный стол, кулер с водой.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. [2]

На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из основных правил — на столе секретаря находятся только поступающие документы, которые находятся в работе, остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.

Не следует забывать, что одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок на его рабочем месте. Соблюдение четкого порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, но и экономит время.

В заключение можно сделать следующие выводы. Труд секретаря в разные исторические эпохи неразрывно связан с его функциями. Если изначально секретари занимались составлением и переписыванием документов, то и орудия труда требовались минимальные — стол, перо, бумага. Современный секретарь практически освобожден от ручных операций с документами, в помощь ему существует целый арсенал технических средств, программных продуктов и появляется новая проблема — рационализация рабочего времени.

Организация рабочего места секретаря

Организация рабочего места секретаря

Задания для выполнения:

1. Составьте конспект в рабочей тетради.

2. Решите тестовые задания.

Конспект будет проверен после окончания карантина.

Ответы на тестовые задания принимаются на адрес: *****@***ru

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места.

Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

3) в отдельных случаях потребность в особых условиях;

4) возможность установки дополнительного оборудования.

В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:

1) стол однотумбовый;

2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

3) стул подъемно-поворотный;

4) вспомогательный стол.

СОВЕТ. Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.

Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);

2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);

3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);

5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

6) копировальные средства и аппараты;

7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;

Читать еще:  Анализ соотношения спроса и предложения позволяет

8) офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации.

Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера.

Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия – в специальных шкафах.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.

Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.

Рабочее место секретаря структурного подразделения должно быть оснащено техникой коллективного пользования (принтерами, телефаксом, копировальным аппаратом и др.) для более продуктивного ее использования. Своевременная замена сменных печатающих картриджей, организация ремонта должны быть в ведении этого сотрудника. Наличие секретаря подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вне организации.

Рабочее место секретаря подразделения должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (такими как картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля над документами, полученными сотрудниками подразделения и находящимися у них на исполнении. Не лишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением при отказе компьютерной техники, например из-за вирусной атаки, или особой секретности подготавливаемого документа.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, – исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Задача секретаря – сделать все, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.

СОВЕТ. Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту.

Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть систематизированы, легко обозримы, доступны для работы.

Секретарь должен осуществлять постоянный контроль над сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

Подведем итоги: секретарю необходимо сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно, а самого секретаря в течение напряженного рабочего дня ничего не должно раздражать.

Каждый работник должен чувствовать себя уютно на рабочем месте.

Задания для выполнения:

1. Составьте конспект в рабочей тетради.

2. Решите тестовые задания.

Конспект будет проверен после окончания карантина.

Ответы на тестовые задания принимаются на адрес: *****@***ru

1. Под рабочим местом служащего понимается:

пространство, в пределах которого работник, не перемещаясь, выполняет возложенную на него работу;

зона трудовой деятельности работника, оснащенная необходимыми средствами труда;

описание особенностей определенной профессии, раскрывающее содержание профессионального труда;

часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность.

2. Под организацией рабочего места понимается:

система мероприятий по планированию рабочего места;

система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению;

система мероприятий по выбору и функциональному размещению мебели на рабочем месте.

3. Практика показала, что рабочее место секретаря лучше располагать:

в обособленном помещении;

в помещении, смежном с кабинетом начальника;

в обособленном помещении, смежном с кабинетом начальника.

4. Зона, где располагаются шкафы для хранения документов, является:

зоной обслуживания посетителей;

5. В комплект мебели для организации основной рабочей зоны секретаря обычно входят:

стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках, стол для посетителей, стул (стулья) для посетителей;

стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках;

стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках, мягкие стулья (кресла), журнальный столик.

6. Во вспомогательной зоне кабинета секретаря обычно располагают:

выберите несколько вариантов ответа

шкафы и полки для хранения документов и дел;

металлический сейф для хранения бланков, штампов, документов;

диван или кресла;

7. Высота рабочего стола рекомендуется в пределах:

8. В целях экономии физических усилий в процессе труда рекомендуется:

выберите несколько вариантов ответов

не держать на рабочем месте ничего лишнего.

каждая вещь должна иметь свое место и постоянную зону перемещения в процессе труда.

все вещи убирать во внутренние ящики стола, чтобы поверхность стола оставалась пустой.

все, что берут правой рукой, следует располагать справа, что берут левой – слева.

все, чем пользуются чаще (ручка, бумага), располагают ближе, чем пользуются реже – дальше.

всю оргтехнику размещать как можно ближе к рабочему месту.

документы, с которыми работает секретарь, рекомендуется положить так, чтобы их можно было легко брать, читать, удобно ими пользоваться.

9. Стул для секретаря должен быть:

подъемно-поворотным на колесиках;

подъемно-поворотным на колесиках, вращающимся, с регулируемой спинкой.

10. Рабочее место руководителя состоит из зон:

основная зона, вспомогательная зона, зона обслуживания посетителей;

рабочая зона, зона совещания, зона отдыха;

рабочая зона, вспомогательная зона, зона отдыха.

11. Определите последовательность действий при оборудовании рабочего места необходимыми средствами и предметами труда: а. выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности; б. уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые он должен иметь.

первый шаг — а; второй шаг — б

первый шаг — б, второй шаг — а

12. Перечислите технические средства, которыми чаще всего пользуется секретарь.

13. Наилучшее качество печати обеспечивает:

14. Устройство резервного копирования, предназначенное для сохранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой, называется:

Читать еще:  Критический анализ это

15. Вид связи, используемый для передачи на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков, называется:

16. Телефонная гарнитура — это:

устройство, предназначенное для нанесения на бумагу пластикового покрытия
с целью защиты от внешних воздействий;

устройство для передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;

устройство, состоящее из механически объединенных наушников и микрофонов, используемое для связи.

17. По назначению средства малой оргтехники можно разделить на подгруппы:

выберите несколько вариантов ответа

наборы и приборы для письма;

принадлежности для скрепления бумаг;

18. Перечислите виды папок.

19. Какие средства малой оргтехники входят в подгруппу «Бумага, бумажные изделия»:

20. Секретарю рекомендуется иметь в офисе:

выберите несколько вариантов ответа

сервировочные и хозяйственные принадлежности;

Анализ рабочего места секретаря

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания. [c.55]

Что понимается под организацией рабочего места 2. Что понимается под рациональной организацией рабочих мест 3. Что означают понятия нормальная и максимальная рабочие зоны 4. Какие требования необходимо соблюдать, размещая документы и средства оргтехники на рабочем месте, в столе 5. Каковы основные требования к рациональной планировке рабочих мест 6. Что должна обеспечить рациональная планировка рабочих мест 7. Какие требования предъявляются к организации рабочего места секретаря 8..Какие функции выполняет секретарь по обслуживанию рабочего места руководителя 9. Что следует понимать под культурой рабочего места [c.60]

Существенный интерес представляет изложение вопросов рационального планирования времени и работы секретаря. Приведенные конкретные рекомендации по контролю и распределению рабочего времени, уменьшению влияния отвлекающих факторов способствуют выработке умения выделить главное в работе. Большое внимание уделено рациональной организации рабочего места секретаря, оптимальному размещению деловых бумаг и материалов, правильной организации работы с бланками, подробно разбирается понятие стрессовых ситуаций, их влияние на эффективность работы и способ преодоления. Без сомнений, с интересом будут встречены читателем советы автора, как обеспечить рациональную работу в условиях стрессового состояния руководителя, как помочь руководителю преодолеть это состояние. [c.8]

Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями. [c.117]

Задание 2. В исследуемом помещении оцените организацию рабочего места секретаря с точки зрения эргономики и удобства. [c.122]

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда. [c.317]

В работе секретаря правильная организация рабочего места взаимосвязана с производительностью его труда. [c.34]

Аккуратность. Всякая небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает очень неблагоприятное впечатление о самом секретаре, даже в том случае, если он обладает необходимыми деловыми и личными качествами. Следует помнить, что секретарь — лицо учреждения , а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида. [c.126]

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места. [c.208]

В книге на основании действующих законодательных и нормативно-методических документов, нового ГОСТ Р6.30-97 Требования к оформлению документов подробно изложены требования к составлению и оформлению служебных документов, организации работы секретаря, информационно-документационному обслуживанию, начиная с получения документа и кончая проведением экспертизы ценности и сдачей документов в архив или их уничтожением. Специальные главы посвящены особенностям работы с этими документами. Особое внимание уделено организации совещаний, приёму посетителей, ведению телефонных переговоров, оборудованию рабочих мест. [c.346]

Для сотрудников служб документации необходимо создать определенный зрительный комфорт. Важным является использование цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного порядка на рабочем месте, для лучшей организации труда. Например, секретарь использует цветовой семафор при раскладке документов в папки различных цветов. [c.63]

Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема трудящихся руководитель обычно отводит определенные дни. В эти дни все сотрудники, которые могут понадобиться руководителю во время приема, должны быть на рабочих местах, чтобы при необходимости он мог их вызвать или переговорить по телефону. В случае длительного отсутствия руководителя прием по личным вопросам должен проводить работник, исполняющий обязанности руководителя на время его отсутствия. [c.156]

Самоанализ и самоконтроль помогут руководителю строго соблюдать установленный им же распорядок дня и совершенствовать его, научить лучше понимать цену некоторых отклонений от рекомендуемых норм поведения, которые и вообще-то далеко не всеми признаются отклонениями. Скажем, если руководитель отлучается со своего рабочего места, он обязан — именно обязан, а не в порядке любезности — оставить у секретаря или в канцелярии точные координаты местонахождения. Желательно также, чтобы он без большой надобности не вызывал к себе нижестоящих руководителей. Но многие ли руководители обращают внимание на такие мелочи Подавая подчиненным всем своим стилем работы пример высокой организации и строгого соблюдения распорядка дня, руководитель способствует укреплению дисциплины, поддержанию должного уважения к своим решениям и нашим нравственным нормам, развитию инициативы подчиненных. [c.114]

Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Сокращению документооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю за исполнением документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов. Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации (предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте. [c.146]

Как уже отмечалось, для современного делопроизводства характерно внедрение новых информационных технологий. Оснащенность служб делопроизводства компьютерами и современной оргтехникой делает труд секретаря более продуктивным. Роль секретаря, владеющего новыми информационными технологиями, неизмеримо возрастает. Но растет также и информационная культура инженерно-технического персонала. Те документы, которые традиционно создавались и продвигались только службами документирования, в настоящее время могут быть оформлены и переданы руководителями среднего и нижнего звена, а также инженерами, имеющими на своем рабочем месте персональный компьютер, подключенный к сети. Это приводит к сокращению персонала, занятого в делопроизводстве предприятий и организаций, и интегрирует делопроизводство вокруг секретарей. [c.35]

Основной замысел предлагаемого учебника направлен на формирование целостной системы организации личного труда менеджера. Это очень важно, ибо любому менеджеру необходимо знать, как управлять своей личной деловой карьерой, собственным временем, как планировать свои дела и принимать конкретные решения, когда, как и кому делегировать полномочия, как организовать свое рабочее место и рационализировать собственный труд, как выступать публично, готовить и проводить индивидуальную беседу с подчиненными, деловые переговоры, деловые совещания, взаимодействовать с секретарем, как, наконец, поддерживать и [c.9]

Необходимо разработать графики проведения рабочих собраний, заранее вывешивать их на видных местах. В работе таких собраний обязательно-должны принимать участие все заместители руководителя, секретарь партийной организации, председатель профсоюзной организации. Присутствие руководителя предприятия (объединения) на собрании отстающих цехов и участков дает ему возможность получить на месте информацию о причинах отставания и принять более правильное решение. [c.49]

При организации рабочего места секретаря следует побеспокоиться также о специальной мебели и канцелярских принадлежностях. [c.118]

Допускается объединение близких по содержанию разделов, например, Права и ответственность . Составители инструкции, при-держиваясьобщепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например, Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций или Организация рабочего места и оптимальные условия труда . [c.310]

Изложены история развития делопроизводства и секретарской службы, основы организации труда и рабочего места секретаря, механизация делопроизводственных процессов. Рассмотрены вопросы работы секретаря с различными служебными документами, их составлением и оформлением, вопросы бездокументного обслуживания деловые контакты, ведение телефонных переговоров, организация приема посетителей и др. Освещены основные направления со вершенствовашш советского делопроизводства. [c.2]

Читать еще:  Способы группировки информации в экономическом анализе

Копяровшве (размножение) небольших объемов документации может осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники, имеющихся на его рабочем месте (например, путем использования термокопировального аппарата). При необходимости копирования (размножения) больших объемов документации, которое будет осуществляться силами специализированного подразделения или сторонней организации, заинтересованное подразделение подготавливает заказ, где указываются количество листов, подлежащих копированию, тираж, масштаб, характер размножаемой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые другие сведения. Такой заказ передается руководителю организации или лицу, ответственному за копирование (размножение) материалов, и после получения разрешения, направляется на исполнение. Может быть организован и другой порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации, который должен быть зафиксирован в инструкции по делопроизводству данной организации. Следует обязательно вести учет копировально-множительных работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных докумеятационных подразделений (машбюро, копировальной лаборатории и т.п.), прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть просмотрены с точки зрения выполнения заказа. [c.145]

В число организационных операций секретарского обслуживания входит обеспечение руководстве необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, кнопками и т.п.), бумагой. При оснащении рабочего места руководителя средствами оргтехники секретарь обеспечивает их надлежащее эксплуатационное состояние и необходимый технический уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и т.п.) для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений организации, в случае их отсутствия — к услугам специализированных организаций. [c.162]

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций вьшолняегся на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для одногапных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах. [c.125]

Большинство телефонных разговоров требует от секретаря предварительной подготовки. Для работы секретарю необходим соответствующий справочный аппарат телефонные справочники самого учреждения, подведомственных и вышестоящих организаций, телефоны сотрудников, как рабочие, так и домашние. Домашние телефоны сотрудников секретарю бывают нужны для решения служебных вопросов. Например, сотрудник заболел и не вышел на работу. Секретарю необходимо уточнить возможное время отсутствия сотрудника уже в первой половине дня, кроме того, у руководителя может возникнуть необходимость в получении информации, которой располагает сотрудник, по каким-либо причинам находящийся дома. Однако следует помнить, что звонить по служеб-) ным вопросам после 22 ч считается невежливым. Вообще звонить по домашнему телефону сотрудника по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости. Всегда под рукой у секретаря должен быть инструментарий для записи блокнот, авторучка, карандаш или специальные телефонные бланки. Содержание телефонных разговоров и передаваемых сообщений не следует доверять только собственной памяти, лучше записать, по крайней мере, такие данные разговора, как дата и время, фамилия абонента, его должность и место работы, существо вопроса, номер телефона абонента. [c.147]

ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ

Рабочее место секретаря находится, как правило, в помещении, смежном с кабинетом руководителя (приёмная). Оно должно соответствовать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на различного рода перемещения (производственные и непроизводственные).

ЭРГОНОМИКА (с греч. «работа и закон») – это наука, изучающая человека и его деятельность в условиях современного производства с целью оптимизации условий и орудий труда.

Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь – исключительный порядок и чистота как в приёмной, так и на самом рабочем месте. Недопустимо, например, чтобы в приёмной курили. На рабочем месте секретаря не должны находиться принадлежности для чаепития и личные вещи (парфюмерия и т.п.). Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приёмной, ставить свои вещи на обозримые места, не следует развешивать на стенах приёмной личные фото, яркие рекламные плакаты (если вы решили украсить стену, то лучше использовать неброскую картину или гравюру, допускается размещать на стенах информационные стенды или таблицы).

За внешний вид приёмной отвечает секретарь. Прежде чем оборудовать приёмную, надо критически проанализировать состав имеющегося оборудования, мебели, канцелярских принадлежностей, проанализировать размещение оргтехники, мебели и т.п. в приёмной, оформление интерьера (главное в цветовом решении офиса – мягкие, неконтрастные сочетания, без резких цветов). Затем необходимо продумать и постараться претворить в жизнь вариант рационального размещения оборудования и оформления приёмной. Все свои действия необходимо согласовать с руководителем. Посетитель должен чувствовать себя в приёмной удобно.

Комфортное состояние рабочего места:

· Оптимальное освещение – освещение, по возможности, должно быть естественное, свет на рабочую поверхность должен падать сверху и слева. Неправильное освещение влечёт за собой утомление, головную боль и, следовательно, ошибки. В освещении важны три правила: равномерность, отсутствие переливов, отсутствие контрастов. Свет из окна должен падать на дисплей слева. Дополнительно к этому необходим равномерный свет люминесцентных ламп, которые размещают непосредственно на рабочем столе, над ним или рядом с ним.

· Температурный режим служебных помещений – температура в пределах 20-25 градусов, относительная влажность воздуха 45-50% зимой и 50-55% летом. Для очистки офисного воздуха используют бытовые воздухоочистители. В помещении офиса должна быть хорошая вентиляция. Для этого необходимо один раз в час проветривать помещение. Каждый день в приёмной должна производиться влажная уборка. Влажность воздуха регулируется кондиционерами. Комнатные растения также улучшают состав воздуха, снижают зрительное и нервное утомление, создают приятный настрой.

· Шум в служебных помещениях – уровень посторонних шумов, проникающих в служебное помещение из вне, не должен превышать 40 Дб, так как сильный шум может тоже стать источником переутомления. Специалисты считают, что 50-60 Дб составляют предельный уровень шума для офисной работы. Любой более сильный шум начинает оказывать отрицательное воздействие. Поэтому двойные двери, звукоизоляционные рамы и перегородки необходимы. Чтобы уменьшить уровень шума под офисное оборудование можно подкладывать коврики. Однако, в определённых дозах шум даже полезен. Правильно подобранная музыка стимулирует производительность труда, способствует его ритмичности.

Рабочее место секретаря состоит из трёх зон:

1. основная, где находится рабочий стол с приставками и необходимая оргтехника;

2. зона обслуживания посетителей (столы, стулья и особенно кресла для посетителей ставят так, чтобы источник света не бил в глаза сидящему);

3. вспомогательная, где располагаются канцелярские шкафы, ксерокс, факс и т.д.

Помещение, где стоит компьютер секретаря должно быть достаточно просторным. Смотреть на экран дисплея нужно с расстояния 60-70 см. Верхний край экрана должен быть расположен на уровне глаз секретаря. Можно снабдить монитор держателем для документов.

Копировальные аппараты, принтеры и мониторы должны быть рассредоточены на несколько метров друг от друга и подальше от рабочего стола.

Кресло или стул секретаря должны быть подъёмно-поворотными (желательно с подлокотниками), регулируемыми по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья. Поверхность сиденья и спинки должна быть полумягкой, нескользящей, легко очищающейся от загрязнений.

Не стоит забывать, что одним из основных условий эффективного труда секретаря является порядок на рабочем месте (документы необходимо хранить в специальных папках, шкафах, ящиках; канцелярские принадлежности должны храниться в специальных ящиках с ячейками и т.д.).

Рабочий стол:

· не держать на рабочем столе ничего лишнего, каждая вещь должна иметь своё место, постоянную зону перемещения в процессе труда;

· всё, что берут правой рукой, располагают справа, левой – слева;

· всё, чем пользуются чаще, располагают ближе, чем реже – дальше;

· желательно объединить различные, но функционально-дополняющие орудия труда.

Дата добавления: 2014-01-07 ; Просмотров: 6740 ; Нарушение авторских прав?

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector